公司內帳怎麼做？經營者必懂的帳務知識與記帳流程
在企業陪跑服務中，最常聽到中小企業老闆這樣抱怨：
- 「明明每個月都有賺錢，為什麼銀行戶頭的資金總是不夠用？」
- 「帳都有在記，但不確定這樣記到底準不準確，能否真實反映出公司利潤？」
- 「現在記的帳根本看不出我想知道的經營狀況？」
- 「生意越來越好，帳務卻變得龐大複雜，有沒有什麼簡化的方式？」
這些問題特別常出現在個人接案者、新創公司、還有10人以下的中小企業。
雖然每個月都有花錢請會計師處理帳務，但主要是做「外帳」用來報稅的，對營運管理有限。
至於真正能幫助經營決策的「內帳」，通常是老闆自己記、或找信任的親友、員工來處理。問題是，這些人往往也沒有財務背景，結果當然是越記越混亂。
要做出適合自己公司的專屬報表，需要很多客製化的設計。而最優先該做的，就是先建立一套清楚簡單的「內帳管理制度」。
這篇文章中，我會用白話文的方式說明：
✅ 搞清楚內帳和外帳到底差在哪裡
✅ 為什麼公司一定要建立內帳制度
✅ 如何從零開始建立適合你的內帳系統
1.公司內帳是什麼
很多人一聽到「內帳」就覺得很複雜，好像需要很深的會計專業才能理解。其實概念很簡單：
內帳就是給公司內部管理用的帳務記錄。
換個說法你就清楚了，你身上實際的財務狀況，跟每年5月申報個人綜合所得稅的實際情況一定會有落差的吧。
公司營運也是，內帳是「公司財務的即時狀況」，而外帳就是要向國稅局「申報稅務用的帳務資料」。
2.為什麼要記內帳？有什麼好處
「為什麼不能統一用一套帳就好？」原因很簡單：
管理需求 vs 法規需求不同 - 老闆想看的和政府要求報稅用的不一樣
即時性 vs 完整性的呈現 - 營運管理財務要即時，申報則要完整詳細
內部決策 vs 外部報告的差異 - 對內老闆要經營使用，對外股東、投資人重點優先
提供幾個內帳清楚的經營優勢 ：
2.1內帳、外帳的使用差別
2.2掌握真實財務狀況
你知道公司營運要準備多少現金才夠嗎？案子一直接為什麼金流還是不夠
訂單毛利、淨利算不算的出來 ？還是帳務一直混亂
哪些客戶還欠錢沒付？哪些廠商欠的錢又該繳？
沒有內帳，這些問題你都無法立即回答，每天就會被這些瑣事追著跑。
2.3做出正確經營決策
這個新產品值得投資開發嗎？透過增資或借款多久能賺回來？
該不該再請一個員工？人事成本會不會增加太多？
要不要開第二家分店？需要多少啟動資金？
這個大客戶的案子該接嗎？營運金流夠不夠 cover 付款週期？
這些重要決策都需要財務數據支持，有了數據就能提高正確決策的機率。
2.4避免資金週轉危機
在企業財務陪跑的過程中，最常遇到的經營狀況就是「營運現金流」不足，簡單來說就是戶頭錢不夠用。
這樣的狀況，可能情形有：
- 一次進貨太多，還沒售出便面臨大筆款項支出
- 應收款項（客戶欠的錢）拖太久，有的可能都3個月了還沒收回來
- 訂價太低，成本上有賺，但扣掉營運支出、人事，反而沒賺到錢
很多公司倒閉不是因為不賺錢，而是因為周轉出狀況，現金流斷鏈！
2.5成本控制與分析
不少個人工作者和中小企業主，為了做出好產品、提升服務品質，往往會不經意地投入大量成本。
但當結果不如預期時，反而對公司造成不小的財務負擔。
另一方面，有些企業主不清楚哪項產品在扣除成本和人力後利潤最高，因此未能加大資源投入最有價值的項目。
這些經營課題其實都可以透過完整的內帳財務報表來呈現和分析。
2.6投資人評估依據
有經驗的投資人，通常不會只憑外帳做合夥依據，得搭配內帳才行。
詳細的內帳記錄能展現：
- 公司的管理能力：看懂財務報表，就能知道公司哪裡做得好、哪裡需要改進
- 財務透明度錢從哪來、花到哪去都清清楚楚，不會交代不清
- 成長潛力：知道什麼最賺錢，能預估未來發展前景
投資人最怕遇到帳目不清的公司，完整的內帳會大大加分。
2.7避免會可能出現的營運危機
這些企業主常見的問題，都能進而避免：
❌ 不知道真正的利潤 - 以為在賺錢，其實沒賺甚至虧錢
❌ 無法預測資金需求 - 突然發現沒錢支付各種款項
❌ 錯失發展機會 - 不敢擴增因為不知道錢夠不夠用
❌ 稅務處理成本 - 有可能可以省稅的地方沒省到
❌ 規模擴大混亂 - 營收提升，規模越大越難以管理
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3.內帳外帳分開做合法嗎？
3.1完全合法！但要注意一致性、真實性
內帳是企業內部管理工具，法律並沒有禁止企業建立詳細的內部帳務記錄。
內外帳分開做是正常的企業管理實務，就像大公司都有管理會計和財務會計的分工。
3.2逃漏稅罰則
雖然內外帳分開做是合法的，但不能逃漏稅，不然連補帶罰：
依《稅捐稽徵法》下的「逃漏稅捐罪」，作假帳最高可處5年徒刑，罰金新台幣60萬元以下。若公司負責人或經理人指示，可能被控背信罪，最高7年徒刑。
所以 把內帳當作管理工具，不是逃稅工具。且定期與你的會計師討論帳務的差異，確保符合規範。
4.內帳記帳流程&分類方式
帳務之所以複雜，主要是因為不同行業的財務重點差異太大，很難套用統一標準。
以餐飲業為例，收入支出都即時結清，不需要複雜的損益表，但要管理的廠商很多，經常需要接觸、篩選、替換供應商，加上人事費用佔大宗，這些都需要特別紀錄。
製造業的重點則在於訂單管理，每筆訂單都要詳細記錄，才能準確分析產品利潤，同時在庫存控管和應收付帳款方面也需要投入更多心力。
服務業更是千變萬化，核心在於把每個專案分類清楚，這樣才能算出各專案的實際獲利。
雖然各行各業差異很大，無法建立完全統一的作業流程，但仍然有幾個核心環節是所有產業都必須執行的基本功。
4.1確保每筆款項都有紀錄
無論公司規模大小，最基本的財務管理就是「不漏帳」。
每一筆進出的錢都要詳實記錄，這是後續所有財務分析的基礎，如果連基本的流水帳都沒做好，後面所有財務報表也生不出來。
4.2將收入、支出分類
有了流水帳之後，將這些帳務做分類，就像你使用APP記帳的時候已經內建很多分類一樣，公司的帳務我們也要將其分類。
4.2.1常見收入分類：營業收入細分、其他收入
營業收入也可以細分成各種類，舉例來說，像是目前服務的一家影視公司，收入來源就有：專案收入、課程收入、顧問費用，及周邊商品販售。
其他收入則包括利息收入、租金收入、處分資產等非主要營業活動產生的收入。
4.2.2常見支出分類：
跟個人流水帳不一樣，公司在分類支出時，有一個非常重要的概念：成本、費用的區別。
成本是直接用於生產產品或提供服務的支出：
- 原物料成本：製造產品所需的材料費
- 直接人工成本：直接參與生產的員工薪資
- 商品成本：零售業購入商品的進貨成本
費用是維持公司營運所需的間接支出：
- 管理費用：租金、水電、行政人員薪資、辦公用品
- 銷售費用：廣告費、業務人員薪資、運輸費
- 雜費用：公司各種零散支出
為什麼要把成本、費用搞清楚？為了要製作後續最重要的財務三表之一的損益表。
4.3建立收入、支出統記表
將流水帳記錄清楚，並將每筆款項確實分類後，就能清楚掌握各項收入、支出的比重，基礎的營業現金流也能計算出來了。
有了收入、支出的分類統計基礎，接下來我們就要開始製作公司的三大財務報表：現金流量表、損益表、資產負債表。
5.建立財務基本簡易三表
財務三大報表為企業財務管理中最重要的表格，但制式的三表，對一般沒有財務背景的人來說太困難了，光要搞懂裡面的專有名詞就頭昏眼花。
因此在製作內帳的三表時可先製作「簡易」版本，等規模擴增或有專職人員後，再慢慢調整成會計準則版本。
5.1現金流量表（簡易版）
現金流量表記錄了企業在特定期間內（通常是一個月或一季），所有現金收入和支出的詳細狀況。
台灣大部分企業採用間接法編制現金流量表，作法是從稅前淨利出發，回推實際發生的現金流動。
現金流變化又分為營業活動、投資活動、籌資活動三大類，正式報表超過30項要呈現的項目，光聽就讓人頭痛了。
不過我們的目的不是要做複雜的財報，而是要清楚管理內帳，所以只要建立以月為單位、記錄「直接實收實付」的現金流就足夠了。
而簡易的做法就是把前面統計的收入、支出，做成一個綜合表格即可。
5.2損益表（簡易版）
這裡一樣先捨去多項會計項目（稅前淨利、業外收入、所得稅），只保留營業收入、營業成本、毛利、營業費用、淨利即可。
- 營業收入：公司在一段特定期間內透過販售產品、服務所賺到的錢
- 營業成本：製造產品、提供勞務相關的直接成本
- 毛利：營業收入-營業成本。可判斷公司產品的獲利表現
- 營業費用：除生產產品外產生的間接費用。例：管理、銷售、研發、廣告費
- 淨利：毛利-營業費用。公司真正留下賺到的錢
5.3資產負債表（簡易版）
實際財報陪跑服務的過程中，中小企業主最頭痛且難以理解的就是資產負債表，但這個表格能簡化的地方有限。
5.4公司現值統計表
如果真的難以理解損益表，可以使用簡易版本的「公司現值統計表」，這個報表甚至不是會計報表，只是方便企業主理解公司價值。
簡單的統計帳戶餘額、廠商款項狀況及債務資訊：
6. 中小企業記帳工具一覽表
這是由〈台灣會計記帳網〉整理的帳務軟體列表，免費、付費的都有，可以點連結參考。
付費軟體的帳務功能基本上都已經相當完善，只要認真使用，相信公司的財務管理一定能順利執行。
不過，有些個人接案者和中小企業主即使使用軟體，仍然覺得操作複雜、太耗時間。如果你也有這樣的困擾，推薦可以嘗試 企業陪跑專案，讓我手把手為你建立專屬的內帳系統。
7.重點整理
什麼是內帳？
內帳是給公司內部管理用的帳務記錄反映「公司財務的即時狀況」，外帳則是「申報稅務用的帳務資料」。
為什麼一定要記內帳？
- 做出正確經營決策 - 產品投資、人力配置、擴張計畫都需要數據支持
- 避免資金週轉危機 - 預防現金流斷鏈，避免公司倒閉
- 成本控制與分析 - 找出最賺錢的產品，分配資源
- 提升投資人信心 - 展現管理能力、財務透明度、成長潛力
內帳記帳流程
- 確保每筆款項都有記錄 - 建立完整流水帳，避免漏帳
- 將收入支出分類 - 區分營業收入、成本、費用等類別
- 建立統計表 - 製作收支分類統計
- 製作簡易三表 - 現金流量表、損益表、資產負債表
合法性說明
內外帳分開做完全合法，但要注意：
- 內帳是管理工具，不是逃稅工具
- 外帳必須真實完整反映財務狀況
- 定期與會計師討論，確保無違法疑慮